Mit diesen fünf Tipps maximieren Sie Ihr Archivierungspotenzial

In der datengetriebenen Welt von heute ist effizientes Datenmanagement entscheidend für die Gewährleistung schlanker Prozesse und die Einhaltung von Vorschriften. Angesichts der schieren Anzahl an Daten in Unternehmen und der Kosten für HANA-Lizenzen ist die Archivierung von SAP-Daten daher wichtiger denn je. Sie senkt nicht nur die Speicherkosten, sondern optimiert auch die Systemleistung und stellt sicher, dass die SAP-Systeme Aufbewahrungsrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Doch wie können Unternehmen Ihr Archivierungspotenzial maximieren? In diesem Blogpost verrate ich Ihnen fünf Tipps, mit denen Sie Ihr Archivierungspotenzial voll ausschöpfen können.

04.06.2024  |  5 min

Autor

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Tomas Lazar

Senior Consultant

Themen

  • Data & Document Archiving
  • Decommissioning
  • GDPR, Compliance & Privacy
  • Archiving and Decommissioning
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1. Definieren Sie klare Archivierungsziele und eine eindeutige Strategie

Der Erfolg von SAP-Archivierungsprojekten ist von mehreren Faktoren abhängig: der Definition und dem Verständnis der Ziele und Erfolgskriterien der Archivierung sowie einer gut durchdachten Vorgehensweise für die Implementierung. Um die richtigen Ziele zu definieren, müssen Sie die wichtigsten Aspekte Ihrer Archivierungsstrategie ermitteln:

  • Die Archivierungstools oder Cold-Storage-Lösungen, die eingesetzt werden sollen.
  • Das Datenvolumen und die Aufbewahrungsrichtlinien für die relevanten Archivierungsobjekte.
  • Die erforderlichen Prozesse zum Abrufen der Daten.

Die Bedeutung einer soliden Archivierungsstrategie ist offensichtlich. Trotzdem werden sich viele von Ihnen fragen: Wie gehe ich diese am besten an? Die kurze Antwort lautet: Starten Sie mit Ihrem Status quo. Mit CrystalBridge Analysis können Sie den Zustand Ihres SAP-Systems analysieren und einen Überblick über das Datenvolumen des Systems und Ihr Archivierungspotenzial gewinnen. CrystalBridge Analysis analysiert Ihre SAP-Systeme und erstellt leicht verständliche, interaktive Berichte, die nicht nur bei der Planung von Datenmanagementprojekten, sondern auch bei komplexen Transformationen hilfreich sind.

Besprechen Sie die Ergebnisse von CrystalBridge Analysis mit einem unserer Experten und prüfen Sie die verschiedenen Implementierungsoptionen von SNP Outboard ERP Archiving sowie die Anbindung an einen geeigneten Cloud-Speicher für Ihre Altdaten. SNP hat kürzlich die unterstützten Speicherplattformen neben Branchenführern wie Azure SQL, AWS Redshift, Google Cloud BigQuery und Snowflake um einige neue Anbieter erweitert, wie z. B. Huawei OBS.

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Anwendungsfälle für die Archivierung und Replikation von Daten aus SAP-Systemen in eine der mehr als 20 unterstützten Speicherlösungen mit Hilfe von SNP-Software. 

 

2. Analysieren Sie Ihre Datenlandschaft

Bevor Sie Archivierungslösungen implementieren, müssen Sie Ihre Datenlandschaft im Detail kennen. Ermitteln Sie, welche Daten für den laufenden Betrieb sowie die Einhaltung von Vorschriften und gesetzlichen Bestimmungen wichtig sind und welche Daten archiviert werden können. Gewinnen Sie ein Verständnis für die Relevanz und Nutzungsmuster Ihrer Daten sowie die SAP-Einstellungen, die die Archivierung von Altdaten erschweren.

Dank der intelligenten Analysen von SNP Outboard ERP Archiving bringen Sie die SAP-Archivierung auf ein neues Level, sodass sie versteckte Tücken aufdecken und Ihr Archivierungspotenzial maximieren können.

Wichtig in diesem Zusammenhang ist die Nachzügleranalyse, die sogenannte Nachzügler ermittelt. Damit sind die SAP-Einstellungen gemeint, die die Archivierung historischer Daten erschweren. Die Analyse prüft nicht nur die Einstellungen, sondern gibt auch konkrete Handlungsempfehlungen für deren Optimierung, sodass Sie eine effektivere Archivierung erzielen können.

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Dieses Archivierungsobjekt für Einkaufsbelege hat Dutzende Nachzügler, die die Archivierung behindern.

Bei Nachzüglern ist es wichtig zu überlegen, was nach der Archivierung passiert. Der Zugriff auf archivierte Daten muss weiterhin für Audits gewährleistet werden, in der Regel über SAP-Standardtransaktionen. Wenn Sie jedoch benutzerspezifische Objekte und Reports verwenden, kann der Zugriff auf Altdaten aus dem Archiv eine Herausforderung darstellen. Analysieren Sie Ihren benutzerspezifischen Code mit dem Lookup Translator von SNP, um alle von der Archivierung betroffenen Lookups zu identifizieren. Anstatt zahlreiche Reports mit einfachen Lookups manuell anzupassen, können Sie diese mit dem Lookup Translator automatisch anpassen.

Entdecken Sie mit SNP Outboard ERP Archiving Ihr vollständiges Archivierungspotenzial dank umfassender Einblicke in Ihre Daten.

3. Nutzen Sie Automatisierung

Setzen Sie manuellen Aufgaben ein Ende, wie einem Stapel Papierkram an einem Freitagnachmittag. Tauschen Sie die manuelle Erstellung tausender Archivierungsvarianten gegen eine Plattform, die diesen Prozess automatisiert. Dank der Automatisierungsfunktionen von SNP Outboard ERP Archiving können Sie entweder einzelne Archivierungsobjekte oder mehrere Archivierungsobjekte, die miteinander in Beziehung stehen und ein Netzwerk bilden, effizienter archivieren. Wenn die Vorgänger das Netzwerk bilden, werden sie automatisch von der Lösung vorgeschlagen, sodass keine Objekte zurückbleiben.

Profitieren Sie von den Vorteilen der Integration mit SNP Outboard Retention Management und der Massengenerierung von Archivierungsvarianten, die durch Zeitmerkmale und Organisationseinheiten angepasst werden können. Dies ermöglicht eine präzise Löschung archivierter Daten nach Erreichen der definierten Aufbewahrungsfrist, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und rechtskonform zu bleiben.

Erfahren Sie mehr über die Funktionen und Möglichkeiten von SNP Outboard ERP Archiving und nutzen Sie die Vorteile der Massenausführung vordefinierter Varianten. Wenden Sie die Lösung während der initialen Archivierung auf weiteren Applikationsservern an – dank der nahtlosen Steuerung über den Archivierungsmonitor in SNP Outboard.

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Beispiel für den 5-stufigen Wizard in SNP Outboard ERP Archiving zur Automatisierung der Archivierung.

4. Regelmäßige Überwachung und Optimierung

Die Archivierung ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der SAP S/4HANA-Systeme schlank und sauber hält. Überwachen Sie Ihre Archivierungsaktivitäten kontinuierlich, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Geschäftszielen und den gesetzlichen Anforderungen übereinstimmen. Überprüfen und optimieren Sie regelmäßig Ihre Archivierungsrichtlinien und -verfahren auf Grundlage der sich verändernden Geschäftsanforderungen, Performance-Metriken und Compliance-Standards.

Die Verwaltung laufender Archivierungsaktivitäten könnte dank SNP-Software nicht einfacher sein: Planen Sie die Archivierung und die entsprechenden Archivierungsbedingungen einmalig ein und die Software gewährleistet eine regelmäßige Ausführung. E-Mail-Benachrichtigungen informieren Sie über die erfolgreiche Durchführung laufender Archivierungsaufgaben, ohne dass Sie auf das SAP-System zugreifen müssen.

Die Kalenderansicht unterstützt die Einplanung und Verwaltung von Archivierungsaufgaben über mehrere SAP-Landschaften hinweg von einer zentralen Instanz aus. So behalten Sie mit dem Kalender den Überblick über anstehende Housekeeping- und Archivierungsaufgaben.

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Beispiel für die Kalenderansicht für laufende Housekeeping- und Archivierungsaufgaben.

Überprüfen Sie regelmäßig die erweiterten Statistiken im Cockpit von SNP Outboard ERP Archiving, um sicherzustellen, dass die definierte Archivierungsrichtlinie weiterhin die definierten Ziele erfüllt. Optimieren und identifizieren Sie neue Archivierungspotenziale in Ihrem SAP-System durch den Einsatz zusätzlicher Archivierungsobjekte.

5. Expertentipp: Archivieren Sie Ihr gesamtes SAP-System

Wie gehen Sie im Fall einer BLUEFIELD- oder Greenfield-Migration nach SAP S/4HANA am besten mit Ihrem SAP ECC-Altsystem um? (Mehr über die Unterschiede zwischen den verschiedenen Ansätzen für die Migration nach SAP S/4HANA erfahren Sie im folgenden Blogpost). Unser Expertentipp ist, das alte SAP ECC-System vollständig mit SNP Datafridge (als ABAP-basiertes Add-on) zu archivieren und gleichzeitig den Zugriff auf historische Daten in Ihrem neuen SAP S/4HANA-System über den angebundenen Cold Storage Ihrer Wahl zu gewährleisten. Die SNP-Software unterstützt alle Datenbanken (z. B. SAP ASE, Microsoft SQL Server, Oracle) und Cloud-Anbieter, z. B. Azure (Azure SQL), AWS (Redshift), Google Cloud (BigQuery) oder Snowflake.

Kurz und knapp: Die automatisierte Archivierung spart Zeit und ermöglicht einen reibungslosen Betrieb Ihrer Systeme

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihr Archivierungspotenzial mit SNP Outboard ERP Archiving maximieren und von zahlreichen Vorteilen profitieren: einem verbesserten Datenmanagement, einer schnelleren Datenabfrage, einer höheren Systemeffizienz und der Einhaltung von Richtlinien für die Datenaufbewahrung. Nutzen Sie Ihre Chance, die für den Betrieb Ihres SAP ECC-Altsystems erforderlichen Wartungs- und Lizenzkosten zu reduzieren. Ganz egal ob Sie bereits nach SAP S/4HANA gewechselt sind oder eine Migration mit dem Greenfield-Ansatz oder einem selektiven Ansatz planen: Verlagern Sie gleichzeitig alle historischen Daten in einen Cold Storage. Als ABAP-basiertes Add-on für S/4HANA ermöglicht SNP Datafridge einen schnellen und sicheren Zugriff auf Ihre historischen Daten.

Success Story: Erfahren Sie, wie sich unser Kunde auf die Cloud-Migration vorbereitete und den Footprint seiner SAP ECC-Datenbank um 25 % reduzierte.  

 

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