Cómo las empresas mantienen accesibles los datos históricos tras el cambio a RISE with SAP
¿Qué pasa con los datos SAP acumulados durante décadas cuando cambias a RISE with SAP? Descubre cómo las empresas mantienen accesibles los registros históricos al tiempo que reducen el alcance de la migración y retiran los sistemas heredados mucho antes.
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TL;DR
- Al pasar a RISE with SAP, las empresas suelen trasladar solo los datos operativos, mientras mantienen accesibles los datos históricos de SAP ECC fuera del nuevo sistema.
- Esto reduce el alcance de la migración y simplifica las pruebas sin comprometer el acceso para auditorías y cumplimiento normativo.
- Las plataformas específicas para la retirada de aplicaciones permiten a las organizaciones realizar el desmantelamiento de los sistemas heredados, al tiempo que conservan el acceso estructurado a los datos históricos SAP con fines de la elaboración de informes, gobernanza y referencia empresarial a largo plazo.
El dilema de los datos históricos con RISE with SAP
Cuando se pasa a RISE with SAP, hay que decidir qué ocurre con los datos transaccionales y financieros acumulados durante décadas en los sistemas SAP heredados. Solo se necesita una pequeña parte para las operaciones diarias en el entorno destino.
Incluirlo todo aumenta el tamaño de la base de datos, alarga los plazos y añade un esfuerzo de pruebas significativo en los procesos financieros y logísticos. Cuanto mayor es la huella histórica, más difícil resulta mantener el alcance dentro de lo previsible.
Al mismo tiempo, no puedes dejar de lado los registros antiguos. Los requisitos de auditoría, las normas reglamentarias de conservación de datos y la elaboración de informes internos siguen exigiendo un acceso confiable a los datos históricos de SAP ECC incluso después de que el sistema haya sido retirado.
Los datos históricos también están cobrando una nueva relevancia a medida que las organizaciones preparan los datos de ERP para iniciativas de análisis y de inteligencia artificial que dependen de horizontes temporales amplios.
Por eso, muchos proyectos de transformación separan los datos operativos que deben trasladarse a SAP S/4HANA Cloud de los datos históricos que solo necesitan seguir siendo accesibles.
Por qué normalmente no es necesario migrar todos los datos históricos
Migrar décadas de registros heredados a SAP S/4HANA Cloud suele suponer más esfuerzo que valor. La mayoría de los datos históricos rara vez se utilizan en las operaciones diarias, pero siguen aumentando el tamaño de la base de datos, el alcance de las pruebas y el riesgo del proyecto.
Un gran volumen de datos históricos suele conducir a:
- Tiempos de transformación más prolongados
- Mayor complejidad en la validación de sistemas en finanzas y logística
- Aumento de los costos de infraestructura y operativos
- Comprobaciones adicionales de reconciliación y cumplimiento antes de la puesta en marcha
En lugar de migrarlo todo, muchos proyectos de transformación definen desde el principio una estrategia clara para la gestión de datos heredados SAP. El objetivo es sencillo: migrar solo lo que respalda los procesos de negocio actuales y mantener el resto accesible de forma controlada.
Aquí es donde cobran relevancia enfoques como el desmantelamiento de sistemas. Permiten a las organizaciones retirar entornos heredados sin perder el acceso a los datos históricos de SAP ECC que los auditores, los equipos financieros o los analistas puedan necesitar más adelante.
Los enfoques tradicionales y sus limitaciones
Hasta ahora, hemos analizado las decisiones estratégicas. ¿Conviene migrar décadas de datos históricos o mantenerlos fuera de SAP S/4HANA Cloud?
Ahora la cuestión pasa a ser arquitectónica. Si no se realiza una migración completa, ¿cómo se garantiza que el acceso a los datos históricos de SAP siga siendo confiable, seguro y útil a lo largo del tiempo?
En el pasado, muchas organizaciones han recurrido a uno de estos tres enfoques habituales.
- Mantener los sistemas heredados en funcionamiento en modo de solo lectura
Esta suele ser la solución más rápida a corto plazo. Tus equipos pueden seguir consultando transacciones antiguas cuando sea necesario.
Pero estos sistemas ya no reciben actualizaciones. Los riesgos de seguridad aumentan. Los costos de infraestructura no desaparecen. Con el tiempo, muchos equipos de transformación empiezan a planificar cómo apagar los sistemas SAP heredados tras la migración a S/4HANA, en lugar de mantenerlos indefinidamente.
- Archivar datos dentro del entorno ERP
Algunas organizaciones archivan grandes volúmenes de datos directamente dentro de su entorno SAP.
Esto reduce el tamaño de la base de datos, pero no elimina la complejidad. Los datos archivados pueden seguir siendo difíciles de buscar, validar o reutilizar para análisis y escenarios de IA.
- Exportar datos a archivos estáticos
Otra opción es trasladar los datos heredados a archivos externos o repositorios de almacenamiento.
Esto reduce los gastos generales de infraestructura, pero a menudo se ve afectada la usabilidad. Los usuarios empresariales pierden contexto. La preparación de auditorías se ralentiza. Y el acceso depende en gran medida del soporte de TI.
Cada uno de estos enfoques resuelve parte del problema. Ninguno de ellos respalda plenamente una estrategia de datos de transformación SAP a largo plazo que mantenga los datos históricos accesibles sin aumentar el riesgo del sistema ni el esfuerzo operativo.
Enfoques modernos para el acceso a datos históricos
Una vez tomada la decisión de no migrar décadas de datos heredados a SAP S/4HANA Cloud, surge la siguiente pregunta: ¿cómo mantener esta información accesible sin seguir operando los sistemas heredados?
Cada vez más organizaciones separan ahora el alcance de la migración de su estrategia de retención a largo plazo. Una transición selectiva de datos sin pérdida de información ayuda a definir qué se traslada a SAP S/4HANA Cloud y qué sigue siendo accesible fuera del sistema operativo.
Ahora los datos históricos no se tratan simplemente como un lastre técnico que debe trasladarse con el sistema. Se convierten en un recurso gestionado que respalda las auditorías, la elaboración de informes y el análisis a largo plazo sin aumentar la complejidad del sistema.
Soluciones como Kyano Datafridge respaldan este modelo al permitir a las organizaciones:
- Extraer datos históricos de entornos SAP heredados antes del desmantelamiento del sistema
- Almacenarlos en un repositorio seguro y que cumple con la normativa
- Proporcionar un acceso estructurado para la elaboración de informes, auditorías y usos empresariales ocasionales a través de una interfaz familiar al estilo de SAP
- Retirar los sistemas heredados sin dejar de garantizar la disponibilidad confiable de los datos
Ventajas de una estrategia estructurada de datos históricos en RISE with SAP
Separar los datos operativos de los históricos hace mucho más que reducir el tamaño de la base de datos. Refuerza tu estrategia de datos para la transformación SAP, ya que facilita el control del alcance de la migración y la gestión del acceso a los sistemas heredados tras la puesta en marcha.
| Beneficio | Qué significa esto para tu proyecto de transformación |
| Menor alcance de la migración | Tu equipo centra la validación y las pruebas en los datos empresariales activos, en lugar de en décadas de registros heredados. |
| Entorno de sistemas más sencillo | SAP S/4HANA parte de una arquitectura más ágil que es más fácil de operar y ampliar tras la puesta en marcha. |
| Menores costos de infraestructura | Evitas trasladar datos históricos innecesarios a la nueva plataforma y reduces la huella de la base de datos a largo plazo. |
| Acceso continuo para el cumplimiento | Los equipos de auditoría y cumplimiento normativo pueden acceder a los registros heredados sin necesidad de mantener en funcionamiento sistemas ERP obsoletos. |
| Menor riesgo de seguridad y menor esfuerzo de mantenimiento | Eliminas la exposición a riesgos de seguridad y el esfuerzo de mantenimiento antes, en lugar de mantener entornos paralelos durante años. |
Juntos, estos cambios reducen el riesgo técnico durante la migración y ayudan a que tu proyecto alcance más rápidamente un ecosistema S/4HANA Cloud estable, sin perder el acceso a los datos históricos de los que tus equipos aún dependen.
Un enfoque pragmático de los datos históricos al pasar a RISE with SAP
Para muchos responsables de proyectos de transformación, qué hacer con los datos históricos es una de las decisiones más difíciles a la hora de migrar a RISE with SAP. Trasladarlo todo parece más seguro. Dejar datos atrás puede parecer arriesgado cuando las auditorías, la elaboración de informes y el contexto empresarial a largo plazo siguen dependiendo de ellos.
Por eso, cada vez más organizaciones abordan los datos históricos como una cuestión estratégica, y no solo como una tarea de migración. En lugar de trasladar registros de décadas al nuevo sistema, definen qué sigue operativo y qué permanece accesible. Esto crea un entorno SAP S/4HANA más limpio sin perder la continuidad del negocio.
Aquí tienes tres pasos prácticos para ayudar a tu equipo a avanzar con confianza:
- Identifica qué datos deben seguir operativos en SAP S/4HANA Cloud tras la puesta en marcha.
- Define qué registros históricos deben seguir accesibles por motivos de cumplimiento, elaboración de informes y referencia.
- Planifica cómo se pueden retirar los sistemas heredados conservando el acceso estructurado a los datos históricos.
Si tu equipo está trabajando en estas decisiones en este momento, ponte en contacto con nosotros para ver cómo un enfoque estructurado del acceso a los datos históricos puede ayudarte a simplificar tu transición a RISE with SAP, al tiempo que mantienes los registros heredados disponibles donde aún se necesitan. SNP puede apoyarte en cada paso de este proceso, desde definir la estrategia de datos adecuada hasta implementar y validar la solución.
No. La mayoría de las organizaciones migra solo los datos operativos necesarios después de la puesta en marcha. Los registros históricos pueden mantenerse fuera del sistema productivo sin dejar de respaldar auditorías, la elaboración de informes y necesidades de referencia empresarial.
Los datos históricos pueden almacenarse en repositorios específicos que conservan la estructura y el contexto. Por ejemplo, Kyano Datafridge permite un acceso continuo a través de una interfaz familiar al estilo de SAP GUI sin necesidad de mantener en funcionamiento los sistemas heredados.
El archivado tradicional de datos SAP reduce el tamaño de la base de datos de producción al trasladar los registros más antiguos a ficheros de archivo. Sin embargo, los datos archivados siguen dependiendo del sistema SAP original para su interpretación y acceso. En la práctica, esto suele significar que el sistema heredado debe permanecer activo.
Mantener en funcionamiento un entorno SAP obsoleto conlleva riesgos operativos y de ciberseguridad a largo plazo, ya que es posible que los sistemas operativos, las bases de datos y las versiones de SAP más antiguas ya no reciban parches de seguridad ni asistencia del proveedor.
Un enfoque más sostenible consiste en extraer los datos históricos del sistema heredado y almacenarlos en una plataforma dedicada diseñada para el acceso a largo plazo. Esto permite conservar los datos para la elaboración de informes, auditorías y cumplimiento normativo, al tiempo que permite el desmantelamiento seguro del sistema heredado.
Los requisitos de cumplimiento pueden seguir cumpliéndose conservando los registros históricos en plataformas externas seguras. Estos entornos preservan la auditabilidad al tiempo que permiten el desmantelamiento de los sistemas ERP heredados. Los reguladores suelen exigir:
- Integridad de los datos
- Trazabilidad
- Acceso controlado
- Conservación durante períodos definidos
Separar estos tipos de datos reduce el alcance de la migración, simplifica el entorno del sistema SAP S/4HANA y permite a los equipos de transformación modernizar su entorno sin perder el acceso al historial crítico del negocio del que siguen dependiendo.
