TL;DR 

• Bei einem Wechsel zu RISE with SAP migrieren Unternehmen in der Regel nur operative Daten, während historische Datensätze von SAP ECC außerhalb des neuen Systems aufbewahrt werden.
• Dies reduziert den Umfang der Migration und vereinfacht das Testen, ohne die Überprüfbarkeit und Compliance zu beeinträchtigen.
• Spezielle Plattformen für die Stilllegung von Anwendungen ermöglichen es Unternehmen, Altsysteme stillzulegen und gleichzeitig einen strukturierten Zugriff auf historische SAP-Daten für die Berichterstattung, Governance und langfristige Referenz zu gewährleisten.

Das Dilemma historischer Daten bei RISE with SAP

Bei einer Umstellung auf RISE with SAP müssen Sie entscheiden, was mit den Bewegungs- und Finanzdaten vergangener Jahrzehnte in den SAP-Altsystemen passiert. Schließlich wird nur ein kleiner Teil für den täglichen Betrieb in der Zielumgebung benötigt.

Eine Migration aller Daten vergrößert die Datenbank, verlängert das Projekt und erhöht den Testaufwand für die Finanz- und Logistikprozesse erheblich. Je größer der Footprint der historischen Daten ist, desto schwieriger wird es, den Umfang vorhersehbar zu definieren.

Gleichzeitig können Sie keine Altdaten zurücklassen. Audit-Anforderungen, gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften und die interne Berichterstattung erfordern auch nach der Stilllegung des Systems einen zuverlässigen Zugriff auf die historischen Daten von SAP ECC.

Historische Daten gewinnen auch dann an Bedeutung, wenn Unternehmen diese für Analysen und KI-Initiativen nutzen wollen, da diese auf Daten angewiesen sind, die über längere Zeiträume erfasst wurden.

Daher werden in vielen Transformationsprojekten operative Daten, die in die SAP S/4HANA Cloud übertragen werden müssen, von historischen Daten getrennt, die lediglich zugänglich bleiben müssen.  

Warum eine Migration aller historischen Daten selten notwendig ist

Altdaten, die über Jahrzehnte erfasst wurden, in die SAP S/4HANA Cloud zu migrieren, bedeutet oft mehr Aufwand als Nutzen. Die meisten historischen Daten werden im täglichen Betrieb nur selten verwendet, erhöhen aber dennoch die Größe der Datenbank, den Testumfang und das Projektrisiko.

Ein großer Footprint historischer Daten führt in der Regel zu folgenden Nachteilen:

• Längere Laufzeit der Transformation
• Komplexere Systemvalidierung in den Bereichen Finanzen und Logistik
• Höhere Infrastruktur- und Betriebskosten
• Zusätzliche Abstimmungs- und Compliance-Prüfungen vor dem Go-live

Anstatt alle Daten zu migrieren, geben viele Transformationsprojekte frühzeitig eine klare Strategie für den Umgang mit SAP-Altdaten vor. Das Ziel ist einfach: Migrieren Sie nur die Daten, die die aktuellen Geschäftsprozesse unterstützen, und gewährleisten Sie einen kontrollierten Zugriff für den Rest.

An dieser Stelle werden Ansätze wie die Systemstilllegung relevant. Sie ermöglichen es Unternehmen, Altsysteme stillzulegen, ohne den Zugriff auf historische SAP ECC-Daten zu verlieren, die Wirtschaftsprüfer, Finanzteams oder Analysten später noch benötigen könnten.

Traditionelle Ansätze und ihre Grenzen

Bislang haben wir uns mit der richtigen Strategie befasst: Migriert man die historischen Daten vergangener Jahrzehnte oder belässt man sie außerhalb der SAP S/4HANA Cloud?

Jetzt geht es um die richtige Architektur. Wenn nicht alle Daten migriert werden, wie stellt man dann sicher, dass der Zugriff auf historische SAP-Daten zuverlässig, sicher und langfristig gewährleistet wird?

Viele Unternehmen haben in der Vergangenheit auf drei gängige Ansätze vertraut.

1. Beibehaltung der Altsysteme im schreibgeschützten Modus

Dies ist oft die schnellste kurzfristige Lösung. So können Teams bei Bedarf immer noch ältere Transaktionen prüfen.

Die Systeme werden jedoch nicht mehr aktualisiert. Die Sicherheitsrisiken nehmen zu. Die Infrastrukturkosten steigen weiter. Mit der Zeit überlegen viele Unternehmen, wie sie die SAP-Altsysteme nach dem Wechsel auf S/4HANA stilllegen können anstatt sie auf unbestimmte Zeit zu pflegen.

2. Archivierung der Daten innerhalb der ERP-Umgebung

Einige Unternehmen archivieren große Datenmengen direkt in ihrer SAP-Umgebung.

Dies verringert die Größe der Datenbank, beseitigt aber nicht die Komplexität. Archivierte Daten sind so nach wie vor schwer zu durchsuchen, zu validieren oder für Analysen und KI-Initiativen wiederzuverwenden.

3. Export der Daten in statische Archive

Andere Unternehmen verlagern ihre Altdaten in externe Dateien oder Speicherorte.

Dies senkt zwar den Overhead der Infrastruktur, aber die Benutzerfreundlichkeit leidet oft darunter. Geschäftskunden verlieren den erforderlichen Kontext. Die Vorbereitung von Audits wird erschwert. Zudem hängt der Zugriff stark von dem IT-Support ab.

Mit jedem dieser Ansätze wird nur ein Teil des Problems gelöst. Keiner von ihnen unterstützt eine langfristige Datenstrategie für die SAP-Transformation, die den Zugriff auf historische Daten ermöglicht, ohne das Systemrisiko oder den betrieblichen Aufwand zu erhöhen.

Moderne Ansätze für den Zugriff auf historische Daten 

Wenn Sie sich dazu entscheiden, die Altdaten vergangener Jahrzehnte nicht in die SAP S/4HANA Cloud zu migrieren, stellt sich die Frage, wie diese Daten zugänglich bleiben, ohne dass die Altsysteme weiterhin gepflegt werden.

Immer mehr Unternehmen trennen jetzt den Umfang der Migration von ihrer langfristigen Strategie für die Datenaufbewahrung. Ein selektive Datenmigration ohne Datenverlust erleichtert es, zu definieren, was in die SAP S/4HANA Cloud übertragen wird und was außerhalb des operativen Systems zugänglich bleibt.

So werden historische Daten nicht mehr nur als technischer Ballast gesehen, der mit dem System mitwachsen muss. Sie werden zu einer verwalteten Ressource, die Audits, die Berichterstattung und langfristige Analysen unterstützt, ohne die Systemkomplexität zu erhöhen.

Lösungen wie Kyano Datafridge unterstützen dieses Modell wie folgt:

• Extraktion historischer Daten aus alten SAP-Umgebungen vor der Systemstilllegung
• Speichern der Daten in einem sicheren und gesetzeskonformen Repository
• Strukturierter Zugriff für die Berichterstattung, Audits und gelegentliche Nutzung über eine vertraute SAP-ähnliche Schnittstelle
• Stilllegung der Altsysteme bei gleichzeitiger Gewährleistung eines zuverlässigen Datenzugriffs

Vorteile einer strukturierten Strategie für historische Daten bei RISE with SAP

Durch die Trennung von operativen und historischen Daten lässt sich nicht nur die Datenbankgröße verringern. Sie stärken so auch Ihre Strategie für die SAP-Transformation, indem Sie den Migrationsumfang leichter kontrollieren und den Zugriff auf Altdaten nach dem Go-live einfacher verwalten können.

Diese Änderungen reduzieren das technische Risiko während der Migration und helfen Ihnen, schneller ein stabiles S/4HANA Cloud-Ökosystem zu erzielen, ohne den Zugriff auf historische Daten zu verlieren, die Ihre Teams weiterhin benötigen.

Ein pragmatischer Ansatz für historische Daten beim Wechsel zu RISE with SAP

Mit den folgenden drei Schritten kann Ihr Team mit Zuversicht planen:

• Identifizieren Sie, welche Daten nach dem Go-live in der SAP S/4HANA Cloud verfügbar bleiben müssen
• Definieren Sie, welche historischen Datensätze aus Gründen der Compliance, Berichterstattung und Referenz zugänglich bleiben müssen
• Planen Sie, wie Altsysteme stillgelegt werden können, ohne dass der strukturierte Zugriff auf historische Daten verloren geht

Ist auch Ihr Team gerade mit diesen Herausforderungen konfrontiert? SNP unterstützt Sie bei jedem Schritt: von der Definition der richtigen Datenstrategie bis zur Implementierung und Validierung der Lösung.