Housekeeping bezieht sich auf das Löschen überflüssiger Daten, wie z. B. Duplikate, temporäre Dateien oder technische Daten (Logs, Protokolle).  

Effektives Housekeeping kann dazu beitragen, die Datenbank schlank zu halten und die mit der Speicherung und Verwaltung großer Datenmengen verbundenen Kosten zu minimieren. Laut Analysen von SNP können bis zu 40 % der SAP BW-Systeme mit überflüssigen Daten überladen sein. Das Löschen wertloser Daten optimiert die Systemleistung und senkt die Wartungskosten. 

Insgesamt ist Housekeeping ein wichtiger Aspekt der Datenverwaltung, der Unternehmen dabei hilft, die Qualität und den Nutzen ihrer Daten im Laufe der Zeit zu erhalten.  

Automatisierte Housekeeping-Aktivitäten können außerhalb der Hauptgeschäftszeiten eingeplant werden, sodass die Auswirkungen auf die Systemleistung und Benutzer minimiert werden. Regelmäßige, automatisierte Housekeeping-Aktivitäten helfen Unternehmen, ein sauberes und effizientes SAP-System zu verwalten, das die Datenintegrität, Compliance und eine optimale Leistung gewährleistet.

Unter Datenarchivierung versteht man das Verlagern inaktiver oder selten genutzter Daten an einen separaten Speicherort zur langfristigen Aufbewahrung. So wird Speicherplatz auf primären Speichersystemen wie Datenbanken oder Dateiservern freigegeben, während die Daten zu Referenzzwecken oder aus Gründen der Compliance erhalten bleiben. 

Archivierte Daten werden in der Regel auf kosteneffizientere Speicherlösungen wie Cloud-Speicher verlagert, wo sie bei Bedarf abgerufen werden können, aber keine wertvollen Ressourcen auf dem primären Speichersystem verbrauchen. Die archivierten Daten werden in der Regel in einem komprimierten und verschlüsselten Format gespeichert, um den Bedarf an Speicherplatz zu verringern und die Sicherheit zu erhöhen. 

Die Datenarchivierung ist ein wichtiger Bestandteil der Datenverwaltung, da sie Unternehmen hilft, dem Wachstum ihrer Daten Herr zu werden und gleichzeitig die Kosten unter Kontrolle zu halten. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass wertvolle Informationen zu Referenzzwecken oder aus Gründen der Compliance erhalten bleiben, z. B. zur Erfüllung gesetzlicher oder rechtlicher Auflagen, ohne die Leistung der Primärsysteme zu beeinträchtigen. 

Effektive Strategien für die Datenarchivierung bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile: 

• Verbesserte Systemleistung 
• Kosteneinsparungen 
• Verbesserte Business Intelligence und Analytics 
• Vereinfachte, schlanke Systemlandschaft 
• Vorbereitung des Systems für Migrationen oder Upgrades 

Unternehmen sollten Richtlinien für die Archivierung definieren, Fristen für die Datenaufbewahrung festlegen und die Verfügbarkeit geeigneter Tools oder Lösungen für die Archivierung sicherstellen, um archivierte Daten bei Bedarf effektiv zu verwalten und abzurufen. In dieser Success Story erfahren Sie, wie United Farmers of Alberta den Datenbank-Footprint ihres SAP ERP-Systems reduzieren konnte.  

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Die Systemstilllegung umfasst die Archivierung eines gesamten Systems. Dies ist oft bei Fusionen und Übernahmen der Fall, aber auch bei System-Upgrades und Transformationen, einschließlich Migrationen nach S/4HANA. In diesem Blogpost gehen wir der Frage nach, wie man am besten mit Altsystemen umgeht. 

Ein System, das nicht mehr als Produktivsystem verwendet wird, muss aus Gründen der Compliance in der Regel 10 Jahre (aber auch bis zu 80 Jahre) lang aufbewahrt werden, je nach Branche und örtlicher Gesetzgebung. Die Daten müssen für Wirtschaftsprüfer, Benutzer oder Untersuchungen (im Fall von Rechtsstreiten) verfügbar sein. Gleichzeitig sollten Altdaten gelöscht werden, sobald dies (rechtlich) möglich ist.  

Anstatt die alten Systeme weiter zu betreiben, sollten Altdaten in eine kosteneffiziente Speicherlösung verlagert werden, wo sie verwaltet und bei Bedarf selektiv gelöscht werden können. 

Es gibt mehrere Gründe für die Stilllegung eines Altsystems: 

• Veraltete Technologie: Altsysteme basieren oft auf veralteten Technologie-Stacks, die möglicherweise nicht mehr unterstützt werden oder nicht mit moderner Infrastruktur kompatibel sind. Dies kann zu Problemen wie begrenzter Skalierbarkeit, Sicherheitslücken und Problemen bei der Integration mit neueren Systemen und Anwendungen führen. 
• Hohe Wartungskosten: Altsysteme involvieren oft eine umfassende Wartung und hohe Kosten. Die veraltete Technologie erfordert möglicherweise spezielle Kenntnisse oder veraltete Hardware, was zu höheren Kosten für die Systemwartung, Software-Updates und Hardware-Wartung führt. Die Stilllegung des Altsystems kann dazu beitragen, die laufenden Wartungskosten zu senken. 
• Ineffiziente und unflexible Prozesse: Altsysteme basieren oft auf veralteten Geschäftsprozessen, die nicht mehr effizient oder auf die aktuellen betrieblichen Anforderungen abgestimmt sind. Den Systemen mangelt es oft an der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die erforderlich ist, um sich wandelnden Geschäftsanforderungen anzupassen. Die Stilllegung ermöglicht die Einführung modernerer und flexiblerer Systeme, die besser auf die Geschäftsprozesse abgestimmt sind. 
• Fehlende Integration: Altsysteme verfügen oft nur über begrenzte Möglichkeiten für die Integration mit neueren Systemen, Anwendungen oder externen Partnern. Dies kann den Datenaustausch, die Zusammenarbeit und die Automatisierung innerhalb des Unternehmens behindern. Die Stilllegung des Altsystems kann so die Implementierung eines stärker integrierten und vernetzten IT-Ökosystems ermöglichen. 
• Datensilos und inkonsistente Daten: Altsysteme gehen oft mit einer Datenfragmentierung und mangelnder Konsistenz einher. Daten werden an verschiedenen Orten und in verschiedenen Formaten gespeichert, was es schwierig macht, einen umfassenden Überblick über sie zu erhalten. Die Stilllegung des Altsystems kann die Migration und Konsolidierung von Daten in eine zentrale Speicherlösung ermöglichen, wodurch die Zugänglichkeit und Qualität der Daten verbessert wird. 
• Compliance und gesetzliche Vorschriften: Altsysteme entsprechen oft nicht den Anforderungen neuer Vorschriften oder Branchenstandards. Oft enthalten sie nicht die notwendigen Kontrollen und Funktionen, um den Datenschutz, die Sicherheit oder die Überprüfbarkeit der Daten zu gewährleisten. Die Stilllegung des Altsystems ermöglicht es Unternehmen, das System durch eine gesetzeskonforme Lösung zu ersetzen, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. 
• Benutzerfreundlichkeit und Produktivität: Altsysteme nutzen oft veraltete Benutzeroberflächen und umständliche Workflows, was zu einer schlechten Benutzererfahrung und eingeschränkter Produktivität führt. Mitarbeitende müssen sich oft mit komplexen oder zeitaufwändigen Prozessen herumschlagen, was sich negativ auf die Effizienz und ihre Zufriedenheit auswirkt. Durch die Stilllegung kann das Altsystem durch eine benutzerfreundlichere und intuitivere Lösung ersetzt werden. 
• Unternehmensstrategie und Innovation: Altsysteme können Innovationen im Weg stehen und es Unternehmen erschweren, sich an Veränderungen im Markt anzupassen. Möglicherweise fehlen die notwendigen Funktionen oder Integrationen, die für die Umsetzung neuer Geschäftsstrategien oder die Nutzung neuer Technologien erforderlich sind. Die Stilllegung ermöglicht es Unternehmen, in moderne Systeme zu investieren, die ihre strategischen Ziele unterstützen und Innovation fördern. 

Es ist wichtig, die Stilllegung sorgfältig zu planen und umzusetzen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Dazu zählen die Datenmigration, die Systemstilllegung, Benutzerschulungen und Change-Management-Aktivitäten, um Geschäftsunterbrechungen zu minimieren und die Vorteile der Stilllegung des Altsystems zu maximieren. 

Sie können ein SAP-System stilllegen und trotzdem Zugriff auf die Daten gewährleisten. Die Stilllegung eines SAP-Systems umfasst in der Regel die Stilllegung der Hardware, Software und der mit dem System verbundenen Infrastruktur. Die im System enthaltenen Daten können jedoch extrahiert und in eine andere Speicherlösung migriert oder in ein Data Lake oder Data Warehouse integriert werden. 

Im Folgenden stellen wir einige Ansätze zur Stilllegung eines SAP-Systems vor, bei denen die Daten trotzdem erhalten bleiben: 

• Datenarchivierung: Bei der Datenarchivierung werden Daten aus dem SAP-System extrahiert und in einem separaten Archiv abgelegt. Die Archivierung ermöglicht es Ihnen, die Daten langfristig aus Gründen der Compliance aufzubewahren und das SAP-System für die Stilllegung freizugeben. Archivierungslösungen bieten in der Regel Funktionen zum Durchsuchen und Abrufen der archivierten Daten, um bei Bedarf darauf zugreifen zu können. 
• Datenmigration: Wenn Sie einen Wechsel zu einem neuen SAP-System oder einer anderen Anwendung planen, können Sie die relevanten Daten aus dem stillgelegten SAP-System in die neue Umgebung migrieren. Dieser Prozess umfasst das Extrahieren, Umwandeln und Laden (Extract, Transform and Load, ETL) der Daten in das Zielsystem oder die Speicherlösung. So können Sie auch in der neuen Umgebung auf die Daten zugreifen und sie entsprechend nutzen. 

• Data Lake oder Data Warehouse: Statt Daten in eine bestimmte Anwendung oder ein bestimmtes System zu migrieren, können Sie die Daten des stillgelegten SAP-Systems auch in einem Data Lake oder Data Warehouse speichern. Diese Lösungen bieten ein zentrales Repository für die Speicherung und Analyse großer Mengen strukturierter und unstrukturierter Daten. Data Lakes oder Data Warehouses ermöglichen einen einfachen Zugriff sowie die Integration und die Analyse der Daten durch verschiedene Benutzer und Systeme. 

Unternehmen verfügen häufig über Richtlinien zur Datenaufbewahrung, in denen festgelegt ist, wie lange bestimmte Daten aufbewahrt werden sollen. Diese Richtlinien werden von den branchen- und länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen beeinflusst. Wichtig ist es, die Daten nach Ablaufen der Aufbewahrungsfrist zu löschen. Um die Richtlinien einzuhalten, empfehlen wir die Verwendung eines automatisierten Tools für die Löschung der Daten, wie z. B. Outboard Datafridge. Es verfügt über ein integriertes Steuerungssystem für die Datenverwaltung, um die Einhaltung der DSGVO, der gesetzlichen Vorschriften für die Datenaufbewahrung und der Aufbewahrungsregeln zu gewährleisten. 

Datenmaskierung und Datenverfremdung sind zwei Techniken, die zum Schutz sensibler Informationen in Datenbanken und anderen Datenbeständen eingesetzt werden. Obwohl beide darauf abzielen, sensible Daten unkenntlich zu machen, gibt es einige wichtige Unterschiede: 

Datenmaskierung: 

Bei der Datenmaskierung werden sensible Daten verborgen, indem sie durch fiktive oder verschlüsselte Daten ersetzt werden, die dennoch realistisch aussehen. Ziel ist es, sensible Daten zu schützen und gleichzeitig zu ermöglichen, dass andere Daten für Tests oder andere Zwecke verwendet werden können. So kann beispielsweise eine Kreditkartennummer maskiert werden, indem alle Ziffern bis auf die letzten vier durch X ersetzt werden, während das Format und die Struktur der Originaldaten erhalten bleiben. 

Datenverfremdung:

Bei der Datenverfremdung hingegen werden Daten so verschlüsselt oder vermischt, dass sie ohne den richtigen Entschlüsselungscode oder -algorithmus nur schwer entziffert werden können. Ziel ist es, sensible Daten zu schützen, indem sie für unberechtigte Benutzer unkenntlich gemacht werden. So kann beispielsweise eine Sozialversicherungsnummer verschlüsselt werden, indem die Ziffern in einer zufälligen Reihenfolge angeordnet werden, oder indem sie mit einem sicheren Verschlüsselungsalgorithmus verschlüsselt wird. 

Der Hauptunterschied zwischen Datenmaskierung und Datenverfremdung besteht darin, dass die Datenmaskierung darauf abzielt, sensible Daten zu verbergen und dabei ihre Gesamtstruktur und ihr Format beizubehalten, während die Datenverfremdung darauf abzielt, die Daten so zu verschlüsseln oder zu vermischen, dass sie ohne den richtigen Entschlüsselungscode oder -algorithmus schwer zu entziffern sind.