Mit diesen beiden Möglichkeiten reduzieren Sie die Größe der Tabelle SOFFCONT1
Die Tabelle SOFFCONT1 wächst rasant in SAP-Landschaften und befindet sich oft unter den Top 10 der größten Tabellen im System (Tipp: Prüfen Sie die Liste der größten Tabellen in der Transaktion DB02). Die Tabelle gehört zu SOC3 und enthält Anhänge von SAP Business Workplace bzw. SAPoffice oder Anhänge, die über den Global Object Service erstellt wurden (z. B. ein PDF-Scan einer Bestellung oder Rechnung).
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Was in der Tabelle SOFFCONT1 gespeichert wird (und warum sie so schnell wächst)
Die Tabelle SOFFCONT1 wächst rasant in SAP-Landschaften und befindet sich oft unter den Top 10 der größten Tabellen im System (Tipp: Prüfen Sie die Liste der größten Tabellen in der Transaktion DB02). Die Tabelle gehört zu SOC3 und enthält Anhänge von SAP Business Workplace bzw. SAPoffice oder Anhänge, die über den Global Object Service erstellt wurden (z. B. ein PDF-Scan einer Bestellung oder Rechnung).
SOFFCONT1 ist eine von vielen SAP-Tabellen, die veraltete Daten enthalten, d. h. Daten, die nach einem Legal Hold oder nach Ablaufen der Aufbewahrungsfrist ihren Geschäftswert verlieren. Oft wachsen diese Tabellen rasant, weil die Daten nicht richtig verarbeitet werden, nachdem sie ihren Zweck erfüllt haben.
Die Größe von SOFFCONT1 hängt stark davon ab, wie die Dokumente oder Anhänge im System verwendet und gespeichert werden. Wenn keine externe Speicherlösung verwendet wird, speichert SAP die Office-Anhänge direkt in der Tabelle SOFFCONT1. Deshalb wächst sie auch so schnell. Um zu verhindern, dass sie immer größer wird, empfiehlt SAP die Verwendung eines externen Speichersystems (z .B. ein Archivspeicher).
Sechs der zehn größten SAP-Tabellen generieren möglicherweise keinen Geschäftswert
Wussten Sie, dass bis zu sechs der zehn größten SAP-Tabellen möglicherweise keinen Geschäftswert generieren? Das folgende Beispiel zeigt die Ausgabe von SAP EarlyWatch, das die zehn größten Tabellen anzeigt. Die sechs angegebenen Tabellen könnten durch regelmäßige Housekeeping-Aktivitäten erheblich verkleinert werden.
Aktivitäten für das SAP-Housekeeping und die SAP-Archivierung müssen ordnungsgemäß eingerichtet sein, um das Volumen dieser Daten zu steuern. Wenn veraltete Daten nicht ordnungsgemäß archiviert, gespeichert und vernichtet werden, wirkt sich dies nicht nur auf die Speicherkosten aus, sondern birgt auch zahlreiche Risiken, wie z. B. die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften, Geschäftsunterbrechungen, Rufschädigung und Umsatzverluste.
Mit diesen beiden Möglichkeiten steuern Sie die Größe der Tabelle SOFFCONT1
Es gibt zwei Optionen, die Größe der Tabelle SOFFCONT1 klein zu halten.
Option 1:
Die erste und empfohlene Option besteht darin, Anhänge zu speichern und von einer externen Speicherlösung aus darauf zuzugreifen. Beachten Sie, dass der SAP-Standard die Speicherung von Anhängen direkt in der Tabelle SOFFCONT1 vorsieht, was oft die Ursache des Problems ist. Es ist nicht möglich, Datensätze in SOFFCONT1 mit einem bestehenden Standardarchivierungsobjekt zu archivieren. Stattdessen sollten die Inhalte des Dokuments (z. B. Microsoft- oder PDF-Anhänge) zuerst migriert und neue Inhalte kontinuierlich auf einem externen Content-Server gespeichert werden.
Outboard ERP Archiving kann zum Verschieben von Anhängen aus der Tabelle SOFFCONT1 auf einen externen Content-Server verwendet werden und unterstützt mehrere Speicheroptionen: cloudbasiert (z. B. Azure Blob, AWS S3 oder Google Cloud Storage) sowie On-Premises (z. B. Dateisystem, Hadoop oder andere unternehmenseigene Data-Lake-Speicher). Weitere Informationen dazu finden Sie in der SAP Note 389366 (SAP R/3 4.6B – SAP Web AS 6.10).
Um den Content-Server nutzen zu können, müssen Sie eine neue Speicherkategorie anlegen (Transaktion OACT) und diese der Klasse SOFFPHIO zuordnen (Transaktion SKPR08). Wenn die Klasse SOFFPHIO nicht verfügbar ist, greifen Sie auf die SAP Note 668271 zurück. Von diesem Zeitpunkt an werden neue Dokumente auf dem Content-Server und die im System vorhandenen Dokumente in SOFFCONT1 gespeichert. So bleibt Ihr SAP-System schlank und sauber. Wenn die Tabelle SOFFCONT1 zu groß ist, empfehlen wir, die SAP Note 389366 zu prüfen, um bestehende Daten aus SOFFCONT1 auf den Content-Server zu migrieren. Ähnlich wie der Ansatz in SAP Note 389366 bietet Outboard ERP Archiving ein optimiertes Migration Cockpit, das um Optionen für die Performance, Überwachung, Parallelisierung und Validierung erweitert wurde und so die Datenintegrität zwischen SOFFCONT1 und dem externen Content-Server sichert. Da Outboard ERP Archiving mehrere erschwingliche Speicheroptionen als externes Content-Repository (cloudbasiert oder On-Premises) bietet, ist dies die beste Möglichkeit, um die Größe der SAP-Datenbank zu reduzieren und die Gesamtkosten für den Betrieb einer SAP-Landschaft zu senken.
Option 2:
Die zweite, weniger effektive Möglichkeit besteht darin, Dokumente zu löschen, die nicht mehr referenziert werden. Wir empfehlen, die Löschung in jedem Fall vor der Migration durchzuführen, um das Datenvolumen zu reduzieren. Beim Löschen von Dokumenten oder E-Mails (mit oder ohne Anhänge) aus einem Ordner werden nur die Referenzen zwischen dem Ordner und den Dokumenten entfernt. Der Inhalt der Dokumente verbleibt in der Datenbank, einschließlich der Kopfdaten und der Sendeprotokolle. Diese Daten können mit dem Report RSBCS_REORG physisch aus der Datenbank (z. B. SOFFCONT1) gelöscht werden (siehe SAP Note 966854). Dieser Prozess ist Teil der von SAP empfohlenen Housekeeping-Aktivitäten und eine der vielen Housekeeping-Aufgaben, die in der Softwarelösung Outboard Housekeeping verfügbar sind. Diese automatisiert SAP-Housekeeping-Aktivitäten in einem zentralen Cockpit.
Best Practices für die Archivierung von SAP-Systemen und SAP-Housekeeping-Aktivitäten
Regelmäßige Housekeeping- und Archivierungsaktivitäten sind ein Muss. Laut unserer Analyse von über 300 SAP-Systemen nutzt jedoch nur ein geringer Prozentsatz der Unternehmen die Möglichkeiten des Housekeeping in ihren SAP-Systemen in vollem Umfang.
Am besten beginnt man mit einer Analyse des Datenvolumens. Eine ordnungsgemäße Analyse hilft dabei, Quick Wins zu identifizieren und eine solide Grundlage für die Systempflege und die regelmäßige Archivierung veralteter Daten zu schaffen, um so die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Geschäftsunterbrechungen, Rufschädigung oder Umsatzverluste zu vermeiden.
Als Fazit lässt sich festhalten, dass die Archivierung und das Housekeeping in SAP-Systemen wichtige Aufgaben sind, die oft nicht die notwendige Beachtung finden. Es ist wichtig, die Daten automatisiert zu bereinigen, was nicht nur den Gesamtaufwand reduziert, sondern auch die Systemleistung verbessert und die Speicherkosten senkt.
Erfahren Sie mehr über Outboard Housekeeping, die ganzheitliche Lösung zur Bereinigung wertloser Daten aus SAP-Landschaften, sowie Outboard ERP Archiving, die leistungsstarke Software zur Archivierung veralteter SAP-Daten, um gesetzliche Anforderungen einzuhalten und Systeme schlank und sauber zu halten.
Kontaktieren Sie uns für eine kurze Demo und erfahren Sie, wie die Migration von SOFFCONT1 zu einer kostengünstigen externen Speicherlösung mit Outboard Ihnen dabei helfen kann, Compliance-Risiken zu minimieren und Ihre SAP-Gesamtkosten zu senken.