Dirigiste la respuesta a la solicitud de propuestas (RFP) para una de las mayores empresas energéticas del mundo. Cuéntanos, ¿cuál fue el punto de partida de ese proyecto?

En marzo de 2023, nos llegó una RFP compuesta por 60 documentos, lo que marcó el inicio de nuestra colaboración, ya que no teníamos ninguna relación previa con la empresa. La solicitud abarcaba el proceso de archivado legal de los sistemas heredados de SAP y era excepcionalmente detallada. Durante los siguientes cinco meses, me dediqué prácticamente a tiempo completo a esto.

¿Cuál era el principal problema a nivel de negocio que intentaban resolver?

Como muchas grandes empresas que llevan décadas utilizando SAP, habían acumulado un número significativo de sistemas ECC heredados que ya no estaban operativos, pero que aún contenían datos sujetos a estrictos requisitos normativos de retención, que en algunos casos eran de diez, quince o incluso veinticinco años.

Un enfoque consiste en mantener esos sistemas en funcionamiento en modo de solo lectura, lo que permite conservar el acceso a los datos, pero supone un verdadero quebradero de cabeza: hay que mantener una infraestructura a la que ya no se le pueden aplicar parches ni actualizaciones de ciberseguridad porque el sistema operativo, las bases de datos y las versiones de SAP están obsoletos. Tampoco es posible seguir adelante con ella, y no puedes simplemente desactivarla, porque si lo haces, nunca sabrás si podrás volver a activarla. Los costos y los riesgos no hacen más que aumentar con el tiempo, sobre todo teniendo en cuenta las multas a las que te podrías enfrentar si no puedes facilitar los datos que te soliciten las autoridades.

El cambio que permite Kyano Datafridge, la herramienta de SNP para Application Retirement, es muy sencillo: en lugar de archivar el sistema, se archivan los datos. Se extraen, se estructuran para garantizar su accesibilidad legal a largo plazo, se almacenan en un entorno en la nube que cumple con la normativa y, a continuación, se realiza el desmantelamiento completo del sistema subyacente. De este modo, el cumplimiento normativo queda plenamente garantizado, desaparece el riesgo de seguridad y te ahorras los costos de mantener una infraestructura que ya no tiene ninguna utilidad operativa.

¿Cómo fue recibido el caso de negocio dentro de la empresa del cliente?

Su principal impulsor interno se lo explicó de forma muy sencilla a los directivos: “¿Qué multa nos pondrán si no podemos presentar estos datos cuando nos los pida un organismo regulador?” En su caso, el riesgo ascendía a decenas de millones de euros. Con eso, la discusión sobre el caso de negocio quedó zanjada, y todo lo demás se derivó de ahí: los costos de implementación, la estructura del contrato y el plazo.

Es una pregunta que vale la pena plantearse en cualquier gran empresa que utilice sistemas SAP heredados. El riesgo de no contar con una estrategia de archivado que cumpla con la normativa suele ser mucho más real de lo que parece.

El proceso de evaluación fue riguroso: casi mil preguntas. ¿Qué fue lo que más te llamó la atención?

Sinceramente, lo que más destacó fue que pudimos responder a todas ellas de forma positiva. Requisitos legales, arquitectura técnica, certificaciones de seguridad, escalabilidad, modelo de servicio... Todos los aspectos estaban cubiertos. Yo mismo seguía ampliando mis conocimientos sobre el producto mientras trabajábamos en la solicitud de propuestas, lo que te da una idea de la amplitud de lo que se pedía. Pero Kyano Datafridge y el equipo de SNP con sede en Bratislava tenían una respuesta para todo.

El único ámbito en el que tuvimos que esforzarnos más fue el almacenamiento. El cliente quería un modelo SaaS completo, es decir, software, servicios y almacenamiento en la nube en un solo contrato, con un único proveedor responsable de toda la infraestructura. Llegamos a un acuerdo con un hiperescalador para que eso funcionara. Creo que esa exhaustividad fue un factor significativo en la decisión final.

¿En qué deberían pensar los responsables de programas de SAP a la hora de elaborar un contrato de archivado legal?

Hay dos cosas que aprendimos por las malas… o mejor dicho, que el equipo directivo del cliente se dio cuenta a tiempo antes de firmar.

La primera es la duración. Las obligaciones legales de archivado pueden llegar a ser de hasta 25 años. Un contrato de dos o tres años, que es lo habitual en este tipo de transacciones, no refleja bien esta realidad. En una licitación, asegúrate de que la duración del contrato coincida con el periodo de retención real. Te ahorrará mucho tiempo en el proceso de aprobación.

La segunda es el alcance. Si tu organización está planeando una migración a SAP S/4HANA, es casi seguro que el número de sistemas que finalmente tendrás que archivar será mucho mayor de lo que esperas ahora mismo. Una migración de SAP ECC a SAP S/4HANA da lugar a una nueva generación de sistemas heredados.. Vale la pena tener en cuenta ese proceso desde el principio, en lugar de volver a revisarlo más adelante.

En este caso, abordar ambos puntos adecuadamente significó que el contrato final fuera un auténtico marco de referencia, que abarcara toda la cartera y proporcionara a ambas partes una base sólida para un programa de varios años. Otro punto crucial es establecer un mecanismo de crecimiento: acordar los precios de forma sencilla y clara por si aumenta el número de sistemas.

¿Cómo fue la ejecución del proyecto?

El objetivo fijado al firmar el contrato era el desmantelamiento de 15 sistemas en un plazo de 12 meses, en paralelo con un programa de transferencia de conocimientos para el principal socio integrador de sistemas del cliente. Era un plazo ambicioso, pero el equipo de ejecución lo cumplió a la perfección, dentro de los plazos y sin ningún problema.

Esa primera entrega fue importante más allá del alcance inmediato, ya que generó la confianza que facilitó todas las conversaciones posteriores. Ahora, en 2026, el programa ha crecido hasta alcanzar un total de 30 sistemas, y se prevé que llegue a entre 50 y 70 sistemas conforme avanza la migración completa a SAP S/4HANA.

¿Hubo algún resultado que te sorprendiera?

Hubo uno que no habíamos previsto del todo: al comparar los costos de almacenamiento en la nube con lo que pagaban en sus propios contratos de infraestructura directa, la diferencia fue sorprendente: resultaba mucho más rentable. Eso llevó a la siguiente pregunta lógica: si esto funciona tan bien para los sistemas heredados en proceso de desmantelamiento, ¿por qué no aplicar el mismo modelo al archivado en todos los sistemas productivos?

Esa pregunta se ha convertido desde entonces en un programa en sí mismo, que ahora se extiende al desmantelamiento de entornos OpenText en todo su conjunto. Lo que comenzó como un proyecto motivado por el cumplimiento normativo para los sistemas SAP heredados se ha convertido en un debate mucho más amplio sobre la infraestructura de datos.

¿Algún consejo final para un director técnico o un responsable de programas de SAP que esté leyendo esto y se enfrente a una decisión similar?

No esperes a que el proyecto de migración te obligue a plantearte la pregunta. El momento de pensar en tu estrategia de archivado legal es antes de empezar el desmantelamiento, no durante el proceso. Las obligaciones de cumplimiento normativo son reales, el riesgo de ciberseguridad que supone dejar los sistemas heredados en funcionamiento es real, y el costo de un programa de archivado bien estructurado es casi siempre inferior al costo de la alternativa: mantener una infraestructura obsoleta de forma indefinida. Además, las posibles multas en caso de no poder proporcionar los datos solicitados por el gobierno son de otra dimensión, lo que hace que cualquier otro debate sobre el caso de negocio sea superfluo.

Otra cosa que recomendaría es pensar en tu relación con el integrador de sistemas desde el principio. En este programa, la fuerte presencia del integrador de sistemas en las instalaciones del cliente fue una parte importante para que el modelo de entrega funcionara. Si tienes un integrador de sistemas consolidado, involucrarlo en la transferencia de conocimientos desde el principio hace que todo el programa sea más sostenible.