Sie koordinierten die Antwort auf den RFP eines der weltweit größten Energieunternehmen. Wie ist es zu dieser Zusammenarbeit gekommen?

Im März 2023 erhielten wir einen 60-seitigen RFP, der den Grundstein unserer erstmaligen Zusammenarbeit legte. Dieser umfasste die rechtssichere Stilllegung von SAP-Altsystemen und war außergewöhnlich detailliert. In den darauffolgenden fünf Monaten habe ich mich im Grunde genommen voll und ganz auf dieses Projekt konzentriert.

Was war das zentrale Geschäftsproblem, das gelöst werden sollte?

Wie viele andere Unternehmen, die seit Jahrzenten SAP-Systeme betreiben, akkumulierte dieses Unternehmen eine hohe Anzahl an inaktiven ECC-Altsystemen. Diese enthielten jedoch noch Daten, die strengen regulatorischen Anforderungen an die Aufbewahrungspflichten unterlagen – in manchen Fällen bis zu 10, 15, oder sogar 25 Jahre.

Eine Möglichkeit besteht nun darin, diese Systeme weiterhin im Lesemodus zu betreiben. Dadurch bleiben die Daten zwar zugänglich, aber es entsteht dadurch ein echtes Problem: Sie erhalten eine Infrastruktur, die Sie aufgrund veralteter Betriebssysteme, Datenbanken und SAP-Versionen weder sicher patchen noch aktualisieren können, um die Cybersicherheit zu gewährleisten. Außerdem lässt sich diese weder weiterentwickeln noch einfach abschalten, da nicht sichergestellt ist, dass sie sich wieder in Betrieb nehmen lässt. Die Kosten und Risiken erhöhen sich über die Zeit, insbesondere die potenziellen Geldstrafen, wenn die von den Behörden angeforderten Daten nicht geliefert werden können.

Unsere Lösung Kyano Datafridge für Application Retirement ermöglicht einen unkomplizierten Wechsel, denn anstatt das System zu archivieren, werden die Daten archiviert: Sie werden extrahiert, für einen langfristigen rechtssicheren Zugriff strukturiert und in einer gesetzeskonformen Cloud-Umgebung gespeichert. Anschließend wird das zugrundeliegende System vollständig stillgelegt. Die Compliance-Anforderungen werden erfüllt, Sicherheitsrisiken reduziert und die Kosten für den Betrieb einer infrastrukturell überholten und praktisch nicht mehr benötigten Umgebung gesenkt.

Wie wurde der Business Case intern beim Kunden aufgenommen?

Ihr interner Befürworter brachte es gegenüber der Führungsebene sehr einfach auf den Punkt: „Wie hoch ist die Geldstrafe, wenn wir die von den Behörden angeforderten Daten nicht liefern können?“ Im Fall des Kunden lag das Risiko bei einem zweistelligen Millionenbetrag. Und damit war das Gespräch über den Business Case beendet. Anschließend folgten die nächsten Schritte: Implementierungskosten, Vertragsstruktur und Zeitplan.

In jedem großen Unternehmen, das noch auf veraltete SAP-Systeme setzt, lohnt es sich, solche Fragen zu stellen. Das Risiko, keine gesetzeskonforme Archivierungsstrategie zu haben, ist oft höher, als es scheint.

Der Evaluierungsprozess war rigoros und umfasste nahezu tausend Fragen. Was ist dabei besonders aufgefallen?

Ehrlicherweise war besonders bemerkenswert, dass wir alle Fragen positiv beantworten konnten. Rechtliche Anforderungen, technische Architektur, Sicherheitszertifizierungen, Skalierbarkeit, Service-Modell – jeder Bereich wurde abgedeckt. Ich habe selbst neue Details über das Produkt gelernt, als wir den RFP durcharbeiteten. Das verdeutlicht den Umfang des Projekts. Kyano Datafridge und unser Team in Bratislava hatten auf alles eine Antwort.

Die Speicherung war der einzige Bereich, in dem wir eine erweiterte Lösung finden mussten. Der Kunde wollte ein umfassendes SaaS-Modell, das Software, Services und Cloud-Speicher in einem einzigen Vertrag bündelt und vollständig von einem Anbieter verantwortet wird. Wir entwickelten eine Lösung mit einem Hyperscaler, um diese Anforderung zu erfüllen. Diese Vollständigkeit war meiner Meinung nach ein wichtiger Faktor für die endgültige Entscheidung.

Was sollten Projektleiter im Bereich SAP bei der Vertragserstellung für eine rechtssichere Archivierung bedenken?

Zwei Dinge, die wir auf die harte Tour lernten – oder besser gesagt, die der Vorstand des Kunden vor der Unterzeichnung wohlüberlegt beachtete:

Der erste Punkt ist die Projektdauer. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können bis zu 25 Jahre betragen. Ein Zwei‑ bis Dreijahresvertrag, wie er von Beschaffungsteams oft bevorzugt wird, passt nicht zu dieser Realität. Wenn Sie einen RFP veröffentlichen, beachten Sie, dass die Vertragsdauer der tatsächlichen Aufbewahrungsfrist entspricht. Dies spart deutlich Zeit im Freigabeprozess.

Der zweite Punkt ist der Projektumfang. Wenn Ihr Unternehmen eine Migration nach SAP S/4HANA plant, ist die Anzahl der Systeme, die tatsächlich rechtssicher stillgelegt werden sollen, mit Sicherheit viel größer als die geplante Anzahl. Eine Migration von SAP ECC nach SAP S/4HANA bringt eine ganze Flut von Altsystemen mit sich. Es ist vorteilhaft, die Pipeline von Beginn an festzulegen, anstatt sie danach anzupassen.

In diesem Fall bedeutete die korrekte Berücksichtigung beider Punkte, dass der endgültige Vertrag ein durchdachtes Framework war, das das gesamte Portfolio abdeckte und beiden Seiten eine solide Grundlage für ein mehrjähriges Projekt bot. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Schaffung eines Mechanismus zur Preisanpassung: Vereinbaren Sie die Preise einfach und unkompliziert für den Fall, dass die Anzahl der Systeme steigt.

Wie ist die Projektumsetzung konkret verlaufen?

Ziel war es, innerhalb von 12 Monaten nach Vertragsunterzeichnung 15 Systeme stillzulegen und gleichzeitig das Wissenstransferprogramm für den wichtigsten Systemintegrator des Kunden zu koordinieren. Der Zeitplan war ambitioniert, aber das Delivery Team hat ihn präzise, termingerecht und problemlos eingehalten.

Diese erste Lieferung spielte eine wichtige Rolle, die über den unmittelbaren Rahmen hinausging. Denn so entstand das Vertrauen für jedes weitere Gespräch. Jetzt, im Jahr 2026, ist das Projekt auf 30 Systeme angestiegen, mit Prognosen von 50 bis 70 Systemen, da die vollständige Migration nach SAP S/4HANA weiter voranschreitet  

Gab es irgendwelche Ergebnisse, die Sie überraschten?

Es gab ein Ergebnis, mit dem wir nicht ganz gerechnet hatten: Als der Kunde die Kosten für den Cloud-Speicher mit denen in seinen eigenen Direktverträgen für die Infrastruktur verglich, war der Unterschied bemerkenswert: die Cloud-Lösung war wesentlich kostengünstiger. Dies führte direkt zur nächsten Frage: Wenn das bei stillgelegten Altsystemen so gut funktioniert, warum sollte man das gleiche Modell nicht auch auf die Stilllegung von Produktivsystemen anwenden?

Diese Frage ist inzwischen zu einem eigenständigen Projekt geworden, das sich nun auf die Stilllegung von OpenText-Umgebungen im gesamten Unternehmen erstreckt. Was als ein auf die Einhaltung von Vorschriften ausgerichtetes Projekt für SAP‑Altsysteme begann, hat sich zu einer deutlich umfassenderen Auseinandersetzung mit der Dateninfrastruktur entwickelt.

Haben Sie einen abschließenden Rat für einen CTO oder Projektleiter im Bereich SAP, der vor einer ähnlichen Entscheidung steht?

Gehen Sie diese Fragestellungen proaktiv an und nicht erst dann, wenn sie im Zuge der Migration unausweichlich werden. Der Zeitpunkt, an dem Sie über Ihre rechtssichere Archivierungsstrategie nachdenken sollten, ist vor Beginn der Stilllegung, nicht währenddessen. Die Verpflichtungen zur Einhaltung von Vorschriften und das Cybersicherheitsrisiko, das mit dem Weiterbetrieb von Altsystemen verbunden ist, sind nicht zu unterschätzen. Die Kosten für ein gut strukturiertes Archivierungsprojekt liegen dabei fast immer unter denen der Alternative: eine veraltete Infrastruktur auf unbestimmte Zeit weiter zu betreiben. Zusätzlich nehmen die Geldstrafen immense Dimensionen an, wenn die von den Behörden angeforderten Daten nicht geliefert werden können, was letztlich alle anderen Diskussionen über den Business Case überflüssig macht.

Andererseits möchte ich darauf hinweisen, frühzeitig über die Zusammenarbeit mit dem Systemintegrator nachzudenken. Bei diesem Projekt war die starke Präsenz des Systemintegrators beim Kunden ein wichtiger Faktor für die Umsetzung des Liefermodells. Wenn Sie mit einem etablierten Systemintegrator zusammenarbeiten und diesen von Anfang an in den Wissenstransfer einbeziehen, wird das gesamte Projekt nachhaltiger.