A menudo oímos decir a nuestros clientes que están atrapados entre la innovación y el mantenimiento de sus sistemas. Mientras que las nuevas iniciativas suelen recibir la mayor atención, el mantenimiento del sistema, como el archivado de datos, suele considerarse una tarea de baja prioridad. El archivado de datos es un proceso complejo que requiere muchos recursos. Sin embargo, si se descuida, ello repercutirá negativamente en el rendimiento y los costos del sistema a largo plazo. Archivar datos es como limpiar el garaje: una tarea que se pospone constantemente hasta que el caos se vuelve inmanejable.

Pero, ¿qué te parecería si todo este trabajo pudiera automatizarse y todo el proceso de archivado pasara de ser un quebradero de cabeza a una ventaja estratégica? Un sistema SAP ágil y limpio ahorra costos en licencias HANA, reduce los gastos generales de mantenimiento y crea un entorno empresarial más flexible y competitivo.

En esta entrada del blog, te explicamos por qué algunas tareas de archivado son tan impopulares y, lo que es más importante, cómo puedes librarte de ellas rápidamente con la automatización.

Liberar el potencial de los archivos: el arte de identificar y eliminar rezagados

Muchas empresas se encuentran con un obstáculo común en los proyectos de archivado SAP: la presencia de archivos rezagados. Imagina este escenario: Tu documento financiero SAP permanece abierto y no se archiva como es debido. ¿El resultado? Un cuello de botella en el proceso de archivado que impide que tu organización aproveche todo su potencial y obtenga los beneficios asociados.

¿Qué es un archivo rezagado?

 A medida que los sistemas ERP evolucionan y acumulan grandes cantidades de datos, la necesidad de un archivado eficaz se vuelve más crítica que nunca. Los archivos rezagados son como huéspedes que se quedan más de la cuenta: perturban la fluidez de los procesos de archivado. A menudo se presentan en forma de documentos abiertos, transacciones abiertas o registros de datos sin resolver que desafían los procedimientos de archivado convencionales. Para archivar un único objeto de archivo (por ejemplo, el objeto de archivo FI_DOCUMNT para el archivo de documentos financieros de SAP), podrían existir potencialmente más de 30 rezagados bloqueando el proceso. Utilizar 10 objetos de archivo para reducir significativamente la huella de SAP podría conducir a la identificación de unos 300 rezagados diferentes y a la eliminación de muchos de ellos.

Análisis de rezagados: la ventaja del software SNP Outboard ERP Archiving

Mediante sofisticados algoritmos y análisis inteligentes, este software no sólo identifica los rezagados, sino que también recomienda acciones estratégicas para limpiar tu sistema ERP. Por ejemplo, SNP Outboard ERP Archiving sugiere el cierre de los documentos financieros abiertos o facilita el procesamiento de las transacciones pendientes para que se eliminen todos los rezagados.

Ejemplo del análisis de rezagados en SNP Outboard ERP Archiving

El resultado: aumentar el potencial de archivo

A medida que profundicemos en el funcionamiento de SNP Outboard ERP Archiving, descubriremos cómo la identificación y eliminación de los archivos rezagados sirve de piedra angular para maximizar el potencial del archivo. Mediante un proceso de archivado eficaz, las empresas pueden obtener una gran cantidad de ventajas, como un mayor rendimiento del sistema, una reducción de los costos de almacenamiento y una mejora de la eficacia general.

Agilizar el archivado: configuración automatizada de las ejecuciones de archivado con SNP Outboard ERP Archiving

El camino desde la configuración hasta la ejecución del archivado SAP puede ser un proceso difícil, sobre todo cuando te enfrentas al reto de crear manualmente miles de variantes de archivo. La necesidad de una gestión de la retención que cumpla la normativa añade otro nivel de complejidad y exige la creación de variantes de archivo bien ajustadas para garantizar la destrucción precisa de los datos tras el ciclo de vida. Aquí es donde se pone a prueba la verdadera eficacia, y los métodos manuales tradicionales a menudo se quedan cortos.

Crear variantes manualmente frente a archivar en masa

Al configurar el archivado, los consultores SAP se encuentran con la ardua tarea de crear y gestionar manualmente un número abrumador de variantes de archivo. La meticulosidad de este proceso se ve agravada por la necesidad de una gestión coherente de la retención, lo que implica la creación de pequeñas variantes específicas, una para cada ejercicio fiscal y unidad organizativa (por ejemplo, la sociedad).

Archivado en masa: automatización del archivo mediante un asistente
Con el archivado en masa, que forma parte de SNP Outboard ERP Archiving, la creación manual de variantes es cosa del pasado. Este software de vanguardia revoluciona el proceso de archivado. Desde garantizar una gestión coherente de la retención hasta eliminar el riesgo de error humano, el software reduce el esfuerzo manual y te permite centrarte en la innovación mientras se encarga del resto.

Más allá de la primera ejecución: realización y supervisión automáticas del archivado periódico con SNP Outboard ERP Archiving

Cuando las organizaciones ejecutan el archivado de datos SAP, la primera ejecución puede parecer una gran victoria, ya que libera al sistema de la carga de los datos históricos. Sin embargo, el verdadero reto consiste en mantener esta nueva limpieza a lo largo del tiempo. A pesar de las mejores intenciones, muchas organizaciones luchan con el laborioso proceso de ejecutar y supervisar las ejecuciones periódicas de archivado para mantener un sistema ágil y eficiente.

La lucha continua: mantener el sistema limpio

Tras el éxito inicial del archivado, las empresas se enfrentan a menudo a la realidad de unos recursos limitados. Ejecutar y supervisar las ejecuciones periódicas de archivado para ajustar sistemáticamente los datos históricos se convierte en otro reto, que requiere recursos dedicados y una programación regular.

Vista de calendario: archivado periódico en un abrir y cerrar de ojos

Esta innovadora función constituye el centro de mando para ejecutar y supervisar las ejecuciones periódicas de archivado. El calendario proporciona una visión clara de las próximas actividades de archivado, lo que permite a las empresas visualizar, programar y coordinar las tareas de mantenimiento y archivado en todo su complejo entorno SAP desde una única plataforma centralizada.

Ejemplo de la vista de calendario para el archivado en curso: La vista de calendario de SNP Outboard ERP Archiving es una herramienta estratégica que permite a las empresas gestionar y mantener la limpieza del sistema de forma proactiva, evitando el crecimiento de los datos y los problemas de rendimiento.

Resumen

Desde la gestión de los archivos rezagados hasta la configuración de las ejecuciones de archivado y la ejecución y supervisión sin problemas del archivado periódico, esta solución innovadora es el catalizador de la eficacia y la optimización del sistema. SNP Outboard ERP Archiving no sólo elimina el esfuerzo manual, sino que también introduce funciones como la vista de calendario, que actúa como eje central para la planificación y ejecución estratégicas. El resultado es un entorno SAP ágil, limpio y racionalizado, que libera a las empresas de las limitaciones de recursos y les permite navegar por las complejidades del archivado con una facilidad y precisión sin precedentes.