Auch wenn der Käufer nicht SAP verwendet, benötigt er trotzdem historische Daten. Wenn ein ausgegliedertes Unternehmen zu Oracle, Microsoft Dynamics oder einem anderen ERP-System wechselt, können historische Daten der SAP-Umgebung des Verkäufers aus gesetzlichen, finanziellen, regulatorischen und geschäftlichen Gründen sowie für Audits weiterhin relevant sein.

Bei der Ausgliederung wirft dies eine praktische Frage auf: Wie gewährleisten Sie den Zugriff, ohne weiterhin SAP für die Abfrage historischer Daten zu verwenden? Mit der neuen Cloud-Version von Kyano Datafridge können Sie die relevante Datenhistorie in ein Cloud-Archiv extrahieren und über eine Webanwendung auf diese zugreifen – unabhängig vom ursprünglichen SAP-System.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Wenn Sie ein Unternehmen kaufen, das SAP verwendet, aber Sie selbst ein anderes ERP-System verwenden, müssen Sie dennoch einen Weg finden, um auf die historischen SAP-Daten zuzugreifen.
• Ein Cloud-Archiv kann den Zugriff gewährleisten, ohne SAP ausschließlich für die Abfrage historischer Daten beizubehalten.
• Datensätze benötigen einen aussagekräftigen Geschäftskontext und entsprechende Dokumente, um sie weiterhin verwenden zu können.
• Kyano Datafridge Cloud ermöglicht den Webzugriff mit hybriden sowie SaaS-Bereitstellungsoptionen.

Bewahren Sie die Historie, aber nicht das SAP-System

SAP ausschließlich für historische Daten beizubehalten bedeutet, für die Infrastruktur, Wartung und den Support eines Systems zu zahlen, das nicht mehr Teil des täglichen Betriebs ist. Zudem erhöht dies die Komplexität für die IT und kann zu Sicherheitsrisiken führen, wenn das System nicht gepatcht und gewartet wird.

Ein Archiv stellt historische Informationen an einem separaten Ort bereit, getrennt von den operativen Daten des Käufers. So kann Ihr Team den Zugriff auf die benötigten Datensätze und deren Aufbewahrung planen, während der Käufer sein ERP-System vorbereitet – ohne SAP lediglich zur Bewahrung der Datenhistorie übernehmen zu müssen.

Vereinbaren Sie zunächst, was in das Archiv gehört:

• Datensätze: Welche historischen Daten sind im Umfang des Carve-out enthalten?
• Dokumente: Welche Anhänge und unterstützenden Dateien müssen zugänglich bleiben?
• Zugriff: Wer benötigt die Informationen und welche geschäftlichen Anfragen müssen diese unterstützen?

Die frühzeitige Definition dieser Anforderungen erleichtert es Ihnen, den Zugriff auf historische Daten parallel zur operativen Migration zu planen.

Wie Kyano Datafridge Cloud den Zugriff auf historische Daten ermöglicht

Mit Kyano Datafridge Cloud in der Plattform Kyano werden relevante Daten aus dem SAP-Altsystem extrahiert und in einem Cloud-Archiv gespeichert. Benutzer greifen dann über eine Webanwendung auf die archivierten Informationen zu, ohne das ursprüngliche SAP-System zu benötigen.

Der Prozess gestaltet sich wie folgt:

SAP-Altsystem → Datenextraktion → Cloud-Archiv → Kyano Datafridge Cloud → Benutzerzugriff

Der Umfang des Archivs sollte die von Ihnen identifizierten historischen Anfragen widerspiegeln. So hat Ihr Team eine solide Grundlage, um zu prüfen, ob die gespeicherten Informationen den Anforderungen des Käufers entsprechen.

Für ein großes Versorgungsunternehmen bedeutete dies, einem neu ausgegliederten Unternehmen Zugriff auf seine SAP-Historie zu gewähren, ohne diese in sein neues ERP-System zu übernehmen. Das neue Unternehmen entschied sich für ein Non-SAP-System und benötigte für den laufenden Betrieb nur ausgewählte offene Posten aus dem bestehenden SAP S/4HANA-System. Kyano Move unterstützte den Carve-out, während Kyano Datafridge Cloud die historischen Daten separat speicherte. Daher konzentrierte sich der operative Transfer auf die Daten, die das neue Unternehmen für den Betrieb benötigte, während die restlichen Datensätze über das Archiv zugänglich blieben.

Bewahren Sie den Geschäftskontext, nicht nur Tabellen

Die Aufbewahrung historischer Daten ist erst der Anfang. Ein Geschäftsanwender, der eine alte Transaktion prüft, benötigt möglicherweise auch die zugehörige Rechnung und verwandte Datensätze, um den genauen Kontext zu klären. Ohne diesen Kontext kann die Anfrage trotz des verfügbaren Datensatzes unbeantwortet bleiben.

Kyano Datafridge Cloud gewährleistet durchsuchbare historische Informationen, eine reibungslose Berichterstattung sowie den Zugriff auf aufbewahrte Dokumente und Anhänge. Ansichten für Business-Objekte erleichtern es Benutzern, die Informationen im jeweiligen Kontext zu verwenden, anstatt unzusammenhängende Datenbanktabellen zu interpretieren.

Das ist wichtig, wenn die Benutzer des Käufers wenig oder gar keine Erfahrung mit SAP haben: Die Informationen müssen verständlich und nutzbar sein, ohne dabei auf das Quellsystem angewiesen sein zu müssen.

Hybride vs. SaaS-Bereitstellung

Für von SNP verwaltete Bereitstellungen stehen zwei Modelle zur Verfügung:

Die Wahl hängt davon ab, wie Ihr Team die Umgebung und die Datenspeicherung verwalten möchte. Snowflake und AWS Redshift werden bereits heute unterstützt, während Google BigQuery und Azure SQL in Zukunft geplant sind.

Integrieren Sie den Zugriff auf historische Daten in Ihren Carve-out

Der Zugriff auf historische Daten kann Übergangsvereinbarungen unnötig verlängern, wenn der Käufer für den Abruf von Daten weiterhin auf das SAP-System des Verkäufers angewiesen ist. Die Vorbereitung eines unabhängigen Archivs bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Abhängigkeit zu beheben, bevor sie die Stilllegung der Altsysteme verzögert.

Prüfen Sie vor der Stilllegung der entsprechenden Umgebung Folgendes:

• Die erforderlichen Datensätze und Dokumente wurden gespeichert.
• Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen können die benötigten Informationen abrufen.
• Repräsentative geschäftliche Anfragen sowie Fragen zu Audits können mithilfe des Archivs beantwortet werden.

Sobald der Zugriff auf historische Daten eingerichtet wurde, hat Ihr Team eine solide Grundlage, um die Abhängigkeit von der vom Verkäufer verwalteten SAP-Infrastruktur zu verringern und die Stilllegung zu planen. Alle verbleibenden betrieblichen oder vertraglichen Abhängigkeiten müssen jedoch weiterhin adressiert werden.

Der Käufer sollte die Historie beibehalten können, ohne das System zu übernehmen. Wenn Sie den Archivzugriff als Teil des Carve-out planen, können Sie die für das Unternehmen erforderlichen Informationen bewahren, die Abhängigkeit von der SAP-Umgebung des Verkäufers verringern und die Stilllegung in Angriff nehmen.