Systemstilllegung vs. aktive Archivierung: Ein Leitfaden für SAP-Teams
Altsysteme zu pflegen, um auf alte Daten zugreifen zu können, ist kostspielig und riskant. In diesem Blogpost erfahren Sie, wie die Systemstilllegung und aktive Archivierung das Datenmanagement vereinfachen, die Compliance verbessern und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen.
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Viele Unternehmen pflegen Altsysteme, um auf historische Daten zugreifen zu können. Die Aufwände belasten das Budget, fressen Ressourcen und verursachen unnötige Sicherheitsrisiken.
Während das Wartungsende von S/4HANA im Jahr 2027 immer näher rückt, müssen IT-Teams entscheiden, wie das Unternehmen mit Altdaten umgeht, ohne den Zugriff darauf zu verlieren oder gegen die Compliance zu verstoßen.
Hier kommen die Stilllegung von Systemen und die aktive Archivierung ins Spiel. Sie werden oft zusammen erwähnt, lösen aber ganz unterschiedliche Probleme. Versteht man, wie sie sich unterscheiden und wann sie am besten geeignet sind, können IT-Teams ihre Planung erleichtern, Kosten senken und mit Zuversicht das Unternehmen vorantreiben.
Nach diesem Leitfaden:
- Kennen Sie den Unterschied zwischen der Stilllegung von Systemen und der aktiven Archivierung
- Wissen Sie, welcher Ansatz für Ihr Unternehmen der richtige ist
- Können Sie den Weg zu einer schlanken, gesetzeskonformen Datenumgebung ebnen
- Können Sie Best Practices von Unternehmen anwenden, die beide Ansätze bereits erfolgreich umgesetzt haben
Beginnen wir mit der Systemstilllegung und warum sie so wichtig für Ihre Datenmanagement-Strategie ist.
Systemstilllegung: Verabschieden Sie sich von Altsystemen, ohne den Zugriff auf Ihre Daten zu verlieren
Systemstilllegung heißt, dass alte Anwendungen endgültig abgeschaltet werden, während die Daten weiterhin verfügbar, sicher und gesetzeskonform gespeichert werden.
Viele Unternehmen pflegen veraltete Systeme nur, falls eine alte Rechnung oder ein Auditbericht benötigt wird. Die Wartung der Systeme wird jedoch von Jahr zu Jahr schwieriger und erfordert nach wie vor Server, Patches und Fachwissen. Die Stilllegung beendet diesen Teufelskreis, indem alle relevanten Geschäftsdaten (einschließlich historischer Transaktionen, Stammdaten und sogar offener Posten) extrahiert und in einer modernen, zertifizierten Cloud-Umgebung gespeichert werden.
Nach der Stilllegung wird das ursprüngliche System nicht mehr benötigt. Der Zugriff auf die Daten erfolgt über eine spezielle Anwendung wie Kyano Datafridge, die eine benutzerfreundliche, schreibgeschützte Ansicht direkt im SAP S/4HANA-System oder einem anderen ABAP-basierten Produktivsystem ermöglicht. Dies gewährleistet volle Transparenz für Audits, die Berichterstattung und Geschäftsabfragen, ohne dass das Altsystem weiter gepflegt werden muss.
Mit der Stilllegung von Systemen können Unternehmen:
- Die Infrastruktur- und Lizenzkosten senken
- Die Wartung für nicht unterstützte Systeme umgehen
- Die IT-Landschaft vereinfachen und Risiken reduzieren
- Historische Daten sicher in einer zertifizierten Cloud-Umgebung für Audits aufbewahren
Dow verwendete zum Beispiel Kyano Datafridge um mehr als 40 Terabyte an SAP R/2- und R/3-Daten zu archivieren und gleichzeitig strenge Anforderungen an die Data Governance und gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu erfüllen. Alle Datensätze bleiben für Audits und Geschäftsabfragen über eine moderne, cloudbasierte Ansicht zugänglich.
Mit der Stilllegung können Sie sich von veralteten Systemen verabschieden und gleichzeitig die Sicherheit und Compliance historischer Daten gewährleisten.
Die nächste Herausforderung ist die Verwaltung der Daten, die tagtäglich genutzt werden. Hier kommt die aktive Archivierung ins Spiel, die die Performance erhöht und die Speicherkosten steuert.
Aktive Archivierung: Für schlanke und effiziente Systeme
Aktive Archivierung bedeutet, dass selten genutzte, aber noch relevante Daten aus den Produktivsystemen in ein sicheres Archiv verschoben werden. Ziel ist es, die Größe der Datenbanken zu reduzieren und gleichzeitig archivierte Informationen bei Bedarf leicht abrufen zu können.
In der Regel werden inaktive Bewegungsdaten – wie abgeschlossene Bestellungen, Lieferungen oder Buchhaltungsbelege – archiviert, während Stammdaten und offene Transaktionen im System verbleiben. So wird sichergestellt, dass der tägliche Betrieb nicht beeinträchtigt wird und Benutzer ohne Verzögerungen mit den aktuellen Daten weiterarbeiten können.
Der Zugriff auf die archivierten Daten erfolgt weiterhin über SAP-Standard-Transaktionen oder spezielle Archive Viewer, sodass Benutzer weiterhin historische Daten abrufen können, ohne die Originaldaten erneut aktivieren zu müssen.
Mit der aktiven Archivierung können Unternehmen:
- Die Systemleistung durch eine Reduzierung der Datenbankgröße verbessern
- S/4HANA-Migrationen durch ein reduziertes zu verlagerndes Datenvolumen beschleunigen
- Speicher- und Wartungskosten senken
- Den langfristigen Zugriff auf archivierte Daten für Audits und die Berichterstattung gewährleisten
Unter den auf dem Markt verfügbaren Lösungen bietet Kyano Outboard ERP Archiving eine effiziente Möglichkeit, inaktive Bewegungsdaten aus SAP ECC-Systemen in eine zertifizierte Speicherlösung zu verschieben.
Darüber hinaus spielt die aktive Archivierung eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung auf eine S/4HANA-Migration. Dieser Ansatz reduziert den Footprint der Produktivsysteme in einer frühen Phase des Projekts und ermöglicht reaktionsfähige Systeme, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass archivierte Informationen über SAP-Standard-Transaktionen vollständig zugänglich bleiben.
Die aktive Archivierung ergänzt die Stilllegung, indem sie die Effizienz Ihrer bestehenden operativen Systeme aufrechterhält und zukünftige Transformationsprojekte einfacher und schneller umsetzt.
Die Stilllegung und aktive Archivierung dienen unterschiedlichen Zwecken. Zusammen bilden sie jedoch eine umfassende Strategie für die Verwaltung von Daten in jeder Phase ihres Lebenszyklus.
Zentrale Unterschiede zwischen der Systemstilllegung und der aktiven Archivierung
Beide Ansätze sind entscheidend für die Verwaltung von Unternehmensdaten. Durch die aktive Archivierung bleiben die aktuellen Systeme effizient, während Altsysteme stillgelegt werden. Wenn Sie wissen, worauf es ankommt, können Sie Ihre Roadmap mit weniger Abhängigkeiten und Risiken planen und eine klare Strategie für eine langfristige Kostenkontrolle entwickeln.
Umfang
Die aktive Archivierung reduziert die Datenlast in einem System, das täglich verwendet wird. Ältere Daten, auf die seltener zugegriffen wird, werden in ein sicheres Archiv verschoben, um Speicherplatz freizugeben und die Performance zu erhöhen.
Bei der Systemstilllegung wird eine gesamte Anwendung außer Betrieb genommen, sobald sie nicht mehr benötigt wird. Die relevanten Daten bleiben in einer gesetzeskonformen, schreibgeschützten Umgebung, sodass das Altsystem vollständig stillgelegt werden kann.
Ziel
Die beiden Ansätze dienen unterschiedlichen Zwecken innerhalb derselben Strategie:
- Die aktive Archivierung gewährleistet schlanke, stabile und kosteneffiziente Produktivsysteme und unterstützt gleichzeitig den laufenden Betrieb und zukünftige Migrationen.
- Mit der Systemstilllegung wird der Lebenszyklus eines Altsystems beendet, sobald die Daten nicht mehr für tägliche Aufgaben benötigt werden. So wird die technische Schuld reduziert und laufende Wartungskosten werden verhindert.
Timing
Die aktive Archivierung erfolgt kontinuierlich und sollte Teil einer regelmäßigen Routine sein. Sie kann bereits lange vor Beginn eines Migrationsprojekts eingesetzt werden.
Die Stilllegung des Systems erfolgt in der Regel zu einem späteren Zeitpunkt, wenn die Daten archiviert oder migriert wurden und die neue Umgebung voll funktionsfähig ist. Sie ist der letzte Schritt, der die IT-Teams von Altlasten befreit.
1:1 Vergleich
Die nachstehende Tabelle fasst zusammen, wie beide Ansätze eine umfassende Strategie für die Verwaltung des Datenlebenszyklus unterstützen. Sie dient als Referenz bei der Planung Ihrer Roadmap.
| Aktive Archivierung | Systemstilllegung | |
| Definition | Verlagerung historischer Daten von einem System in ein Archiv, während die ursprüngliche Anwendung in Betrieb bleibt | Vollständige Stilllegung des Altsystems, während alle Daten zur langfristigen Speicherung auf ein Zielsystem oder eine Zielplattform übertragen werden |
| Szenario | Wenn ein System täglich verwendet wird, aber historische Daten die Performance beeinträchtigen oder Migrationen erschweren | Wenn ein Altsystem für den täglichen Betrieb nicht mehr benötigt wird, aber historische Daten für Audits, die Berichterstattung oder die Compliance aufbewahrt werden müssen |
| Unterstützte Datentypen | Nur historische Bewegungsdaten können verschoben werden | Alle Daten können verschoben werden, einschließlich Stammdaten und offene Transaktionen |
| Datenzugriff | Die archivierten Daten können mit den gewohnten Transaktionen gelesen werden | Erfordert eine spezielle Anwendung (z. B. Kyano Datafridge) für den Zugriff auf Altdaten in der neuen Umgebung |
| TCO/Kosten | Geringerer Aufwand als die Pflege eines vollständigen Systems, aber immer noch Wartungskosten | Erheblich niedrigere TCO durch Eliminierung der Gemeinkosten für Altsysteme |
| Sicherheit und Compliance | Die Daten befinden sich im ursprünglichen System und unterliegen den bestehenden Anforderungen an die Systemsicherheit | Die Daten werden in einer modernen Cloud-Infrastruktur gespeichert – sicher und gesetzeskonform |
| Einschränkungen/ Überlegungen |
Stammdaten und offene Transaktionen können nicht archiviert werden | Erfordert ein Zielsystem und eine spezielle Anwendung für den Datenzugriff; das Lesen der Daten erfordert neue Tools |
| Lösung von SNP | Kyano Outboard ERP Archiving | Kyano Datafridge |
Dieser Vergleich macht deutlich, dass sich die beiden Ansätze ergänzen und nicht konkurrieren. Gemeinsam gewährleisten sie eine praktische, gesetzeskonforme und zukunftssichere Datenstrategie.
Eine klare Strategie für die Datenarchivierung umfasst mehr als nur Housekeeping: Sie schafft die Grundlage für schnelle Migrationen, saubere Systeme und sichere Entscheidungen im gesamten Unternehmen.
Der nächste Schritt besteht darin, diese Strategie so umzusetzen, dass sie den Zielen und dem Zeitplan Ihres Unternehmens entspricht.
Nächste Schritte: Setzen Sie Ihre Datenstrategie in die Tat um
Sie wissen nun, wie Sie mit der Systemstilllegung und aktiven Archivierung die Komplexität reduzieren, Kosten senken und die Compliance verbessern. Der nächste Schritt besteht darin, diese Erkenntnisse in messbaren Fortschritt umzusetzen.
Und so gelingt es:
- Analysieren Sie Ihre aktuellen Systeme und Ihre Datenlandschaft Ermitteln Sie, welche Anwendungen noch aktiv sind, welche nur noch als Referenz verwendet werden und welche stillgelegt werden können. So erhalten Sie eine faktische Grundlage für Ihre Planung.
- Legen Sie Ihre Prioritäten und den Zeitplan fest Entscheiden Sie, welche Bereiche am meisten von einer aktiven Archivierung profitieren und welche Altsysteme zu einem späteren Zeitpunkt stillgelegt werden können.
- Setzen Sie auf einen zuverlässigen Partner, der den Prozess begleitet Durch die Zusammenarbeit mit Experten, die beide Ansätze kennen, können Sie die Compliance einhalten, Störungen minimieren und Ihre Ziele schneller erreichen.
SNP hat viele Unternehmen bei diesem Prozess begleitet und sie dabei unterstützt, komplexe Umgebungen zu vereinfachen und dauerhaft die Kontrolle über ihre Daten zu erhalten. Gemeinsam prüfen wir, wie wir mit Ihrem Team eine Strategie entwickeln können, die für Ihr Unternehmen und Ihren Zeitplan geeignet ist.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Die aktive Archivierung reduziert das Datenvolumen in laufenden Systemen, ersetzt aber nicht eine vollständige Stilllegung von Systemen. Die Stilllegung ist die einzige Möglichkeit, Altsysteme vollständig abzuschalten und gleichzeitig den Zugriff auf die Daten und die Compliance zu gewährleisten.
Die Stilllegung erfolgt in der Regel im Anschluss an größere Transformations- oder Migrationsprojekte. Sobald die Daten archiviert oder in eine neue Umgebung verschoben wurden, kann das Altsystem ohne Unterbrechung des Betriebs sicher stillgelegt werden.
Ja. Beide Ansätze gewährleisten vollständigen Zugriff auf die Daten. Mit Lösungen wie Kyano Datafridge und Kyano Outboard ERP Archiving können Sie die Daten wie gewohnt über SAP-ähnliche Schnittstellen für Audits, die Berichterstattung sowie Analysen suchen und abrufen.
Die aktive Archivierung und Systemstilllegung stellen sicher, dass historische Daten in sicheren, zertifizierten Umgebungen gespeichert werden, die den gesetzlichen und branchenspezifischen Standards für die Aufbewahrung von Daten entsprechen.
Die Verwaltung der Datenaufbewahrung, einschließlich Funktionen wie Legal Hold, unterstützt die gesetzeskonforme Speicherung von Daten, indem sie sicherstellt, dass Datensätze für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt und im Anschluss automatisch vernichtet werden. Darüber hinaus unterstützen integrierte Funktionen für die DSGVO (und ähnliche Vorschriften) die Maskierung und Verschlüsselung von Daten, um den Schutz sensibler Informationen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. So können Sie auch das Risiko bei Audits und rechtlichen Überprüfungen minimieren.
SNP arbeitet mit Unternehmen zusammen, um Datenstrategien end-to-end zu entwickeln und zu implementieren. So kommt das Fachwissen für die Archivierung, Stilllegung und Transformation aus einer Hand. Unser Ziel ist es, Sie bei der Modernisierung zu unterstützen, ohne dass dabei der Datenzugriff, die Kontrolle oder die Compliance auf der Strecke bleiben.
